Description

Votre rôle

La Fédération Wallonie-Bruxelles recherche un/une Gestionnaire de dossiers de Sélection et d’Engagement pour le Secrétariat général. Dans cette fonction, vous serez principalement amené à :

Tâches : 

Assurer prioritairement la gestion administrative des dossiers d’engagements du personnel : 

- Vous analysez les dossiers réceptionnés et vous vous assurez de leur complétude.
- Vous collaborez avec le réseau RH des différentes Administrations générales.
- Si nécessaire, vous contactez les services internes afin d’obtenir les informations ou documents manquants.
- Vous rédigez les différents types de contrats de travail des nouveaux agents, et les notes nécessaires.
- Vous constituez le dossier administratif de l’agent.
- Vous transmettez et centralisez les documents et informations nécessaires pour l’entrée en fonction des membres du personnel.
- Vous serez également amené à répondre à questions éventuelles relatives à l’entrée en fonction du membre du personnel.

Assurer une gestion optimale des informations et données relatives au personnel :

- Vous encodez les données des nouveaux membres du personnel dans la base de données du Ministère (ULIS).
- Vous classez et archivez des documents, notamment dans la gestion électronique des documents (GED).
- Vous constituez et/ou vérifiez des dossiers.
- Vous participez à la recherche d’informations et vous les diffusez.

En matière de reporting :

- Vous complétez différents tableaux de bord en vue des analyses et du reporting nécessaires.
- Vous faites un état des lieux régulier de l’avancement de votre travail à la hiérarchie.
- Vous remontez les difficultés rencontrées dans l’exercice de votre fonction et proposez des mesures correctives.
- Vous mettez à disposition de votre hiérarchie toutes les informations nécessaires pour les différentes réunions ou les questions ponctuelles en lien avec la matière que vous gérez.

En ce qui concerne le partage et le maintien à jour de vos connaissances :

- Vous appréhendez la réglementation applicable et vous vous tenez à jour quant aux adaptations apportées en lien avec la matière que vous gérez.
- Vous partagez vos connaissances (en tant qu’expert) avec les autres membres de la Direction/Direction générale et la hiérarchie.

Dans le cadre de la Sélection :

Ponctuellement, vous pourrez être amené à apporter un support logistique et administratif aux chargés de sélection/chargé de concours dans l’organisation et la mise en œuvre des activités liées aux différentes étapes du processus de recrutement / sélection.

Cette liste des tâches n’est pas exhaustive.

Pour toutes questions relatives à la fonction, veuillez contacter : michael.procureur@cfwb.be

Rôle du service

Le Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles a pour mission de mettre en œuvre, après approbation par le parlement, la politique du gouvernement.
Il regroupe plus de 6000 agents et est organisé en six grandes entités, à savoir le Secrétariat général et cinq administrations générales : l'Enseignement; la Culture; l'Aide à la Jeunesse; le Sport et les Maisons de justice.
La Direction de la Sélection et de l’Engagement, qui se situe au sein du Secrétariat général,  a pour mission de contribuer à l’élaboration d’une stratégie visant à attirer, sélectionner et intégrer les profils répondant aux besoins des entités tout en garantissant l’inclusion des personnes en situation d’handicap au sein du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles (MFWB). Elle propose des plans d’actions et coordonne les différents services chargés de les mettre en œuvre. Elle mobilise l’encadrement dans la conception et la mise en œuvre d’outils et de méthodes de sélection et de recrutement dans une perspective de qualité, d’orientation clients, de simplification administrative et de bien-être du personnel.
La Direction de la Sélection et de l’Engagement est responsable, en concertation avec les Services fonctionnels et Travaillerpour.be (Selor) le cas échéant, de la gestion/organisation :
- des sélections et des engagements visant à pourvoir les emplois vacants au sein des différentes entités ;
- des concours de recrutement ;
- des réserves de recrutement.

Profil

Diplôme(s) 

Vous êtes en possession du diplôme de l’enseignement supérieur de type court (bachelier/graduat) ou de son équivalence reconnue par le service de l’équivalence des diplômes de la Communauté française au moment de la candidature.

Disposer de l’un des diplômes ci-dessous constitue un atout pour la fonction :

- Bachelier en gestion des ressources humaines
- Bachelier en sciences administratives et gestion publique
- Bachelier en droit

Expérience(s) professionnelle(s)

Atout(s)

Une expérience professionnelle dans au moins un des domaines ci-dessous constitue un atout très important pour la fonction :

- Gestion administrative des carrières/de l’engagement ;
- Gestion de dossiers du personnel ;

- Gestion de dossiers de recrutement/sélection.

L’expérience professionnelle en Ressources humaines dans un des domaines mentionnés plus haut, acquise dans un service public, constitue un atout important pour la fonction.

Disposer d’une certification de Travaillerpour.be (Selor) comme « Assistant de sélection » ou comme « Assistant administratif » constitue un atout pour la fonction.

 Compétences évaluées lors de l’entretien de sélection

Compétences techniques

- Connaissance élémentaire des concepts principaux de la sélection et de l’engagement dans un service public
- Connaissance élémentaire de la règlementation en matière de contrats de travail (Loi du 3/07/1978 relative aux contrats de travail)
- Bonne connaissance des techniques de communication orale
- Bonne connaissance des techniques de communication écrite

Compétences comportementales

- Analyser l’information : vous analysez de manière ciblée les données et jugez d’un œil critique l’information.
- Agir de manière orienté service : vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, vous leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
- Travailler en équipe : vous créez et améliorez l’esprit d’équipe en partageant vos avis et idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
- Résoudre des problèmes : vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome, vous cherchez des alternatives et mettez en œuvre les solutions.

Attention ! Les compétences en gras et la motivation sont considérées comme particulièrement importantes. La compétence en italique est considérée comme essentielle pour la fonction.

Pour toutes questions relatives à la procédure, veuillez contacter : michael.procureur@cfwb.be