Description

Votre rôle

La Fédération Wallonie-Bruxelles recherche un Collaborateur administratif au programme Erasmus+ Actions-clé 1 et 2 (H/F/X) pour l’AEF-Europe.

Dans le cadre de cette fonction, vous travaillerez dans deux équipes : l’action-clé 1 « Mobilités » (60%) et l’action-clé 2 « Partenariats » (40%) et sous la supervision des gestionnaires de Programme, vous pouvez être amené à :

Mettre en œuvre le programme de travail approuvé par les autorités nationales et la Commission européenne et collaborer à la gestion des projets financés par les fonds européens et nationaux  :

Appui technique :

• Assurer un soutien technique et informatique (basique) auprès des porteurs de projets ;
• Rapporter des problèmes techniques et informatiques aux services compétents de la Commission européenne ;
• Assurer le suivi administratif et l’encodage dans les outils de gestion des projets.

Information, conseil et suivi

• Fournir conseil et information aux candidats et porteurs de projets ;
• Collaborer et assurer la logistique de réunions d’information, kick-off meeting…

Gestion du cycle de vie des projets

• Appliquer le guide des Agences nationales ainsi que le Manuel de procédures ;
• Préparer, selon les modèles types, produire, envoyer et veiller à la signature des conventions et avenants ;
• Emettre, selon les modèles types, les ordres de paiements (premières avances, avances intermédiaires et soldes) selon les clauses des conventions établies avec les bénéficiaires.

Suivi, contrôle, évaluation et reporting

• Veiller à la gestion administrative des conventions et avenants éventuels par l’établissement d’un système de suivi administratif des projets (courrier échangé, émission et suivi des avenants et des lettres de rappel, réception et traitement des rapports) ;
• Assurer la communication au quotidien avec les candidats et les bénéficiaires du programme Erasmus+ ;
• Participer à l’analyse des rapports finaux des bénéficiaires (valorisation, éligibilité des dépenses et mise en œuvre des activités) ainsi qu’aux divers contrôles et procéder à la clôture des conventions ;
• Etablir, selon les modèles types, les ordres de recouvrement des sommes non utilisées par les bénéficiaires ou correspondant à des dépenses inéligibles ;
  Procéder à la saisie informatique des données au moyen des outils de gestion ;
• Procéder au traitement (notamment statistique) et à la mise à disposition des données relatives aux projets.

Cette liste de tâches est non-exhaustive.

Vous avez une question sur la fonction ? fanny.lutz(at)aef-europe.be

Rôle du service

L’AEF-Europe a pour mission de :

• Assurer la mise en œuvre et la bonne gestion financière des actions décentralisées Erasmus+ ainsi que des actions financées par des fonds nationaux, organiser les appels à candidatures et les procédures d’attribution, apporter conseil et assistance technique aux candidats et aux bénéficiaires, diffuser et valoriser les réalisations et résultats ;
• Assurer les relations avec les autorités européennes pour la gestion, la promotion et l’information relative au programme Erasmus+ ;
• Assurer les relations avec les autorités nationales pour la gestion, la promotion et l’information relative à la gestion des fonds nationaux.

Profil

Diplôme(s) 

Vous êtes en possession d’un diplôme de l’Enseignement secondaire (CESS) ou de son équivalence reconnue par le service de l’équivalence des diplômes de la Communauté française au moment de la candidature.

Expérience(s) professionnelle(s)

Requis 

Vous disposez d’une expérience professionnelle de minimum 2 années dans le domaine de la gestion administrative, comprenant minimum 2 des tâches suivantes :

• Traitement administratif de dossiers ;
• Suivi administratif de dossiers ;
• Conseils et information aux bénéficiaires/clients ;
• Mise en page de documents ;
• Création de fichiers de suivi ;
• Organisation de réunions ;
• Encodage dans des bases de données.

Atout(s)

• Une expérience professionnelle administrative dans la gestion de projets financés par la Commission européenne constitue un atout important pour la fonction. 

• L’utilisation active (parler- écrire- lire) de l’anglais dans le domaine professionnel et/ou privé et/ou l’acquisition d’une certification/brevet démontrant une maitrise en anglais constitue un atout important.
• Une expérience professionnelle administrative dans un ou plusieurs des domaines/secteurs suivants constitue un atout :
  
  - La formation professionnelle ;
  - L’enseignement ;
  - La gestion de projet.

• Une expérience dans le domaine d’Erasmus + est un atout.

Compétences évaluées lors de l’entretien de sélection

Compétences techniques

• Connaissance élémentaire du programme Erasmus+ ;
• Bonne connaissance en méthodologie de suivi administratif (maitrise d’outils administratifs,…) ;
• Bonne technique d’expression orale approfondie en français ;
• Bonne technique d’expression écrite en français (Pondérée et Eliminatoire) ;
• Bonne technique de compréhension en lecture en anglais.

Compétences comportementales

• Analyser l’information (Pondérée) : Vous analysez de manière ciblée les données et jugez d’un œil critique l’information.
• Travailler en équipe (Pondérée) : Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues. 
• Faire preuve de fiabilité : Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité. 
• Atteindre les objectifs : Vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l’ambition afin de générer des résultats et assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises.

Les compétences marquées d’un « Eliminatoire » sont essentielles pour l’exercice de la fonction et doivent impérativement être réussies avec minimum 60%. Sans quoi l’ensemble de l’entretien sera considéré en échec. Votre motivation et les compétences marquées d'un « Pondérée » sont considérées comme importantes pour la fonction. Elles ont donc une valeur plus importante dans le score final.

Vous avez une question sur la procédure ? esteban.francois(at)cfwb.be