Description

Votre rôle

La Fédération Wallonie-Bruxelles recherche un/une Assistant Administratif (F/H/X) pour la Direction Régionale de Liège - Direction générale des Infrastructures scolaires – Service général des Infrastructures scolaires de la Fédération Wallonie Bruxelles – Secrétariat Général.

En tant qu’Assistant administratif, secrétaire du service Techniques spéciales (F/H/X), vous pouvez être amené à :

1. Apporter un appui administratif et logistique aux ingénieurs et aux contrôleurs 

• ­Vous filtrez les informations, les appels téléphoniques et les courriers ;
• ­Vous répondez aux demandes d’informations ;
  
• Vous assurez le suivi des appels téléphoniques et des signataires ;
  
• Vous transmettez les courriers, dossiers, … aux personnes et services concernés ;
  
• Vous classez les rapports de sécurité qui arrivent sur l’adresse générique ;
  
• Vous effectuez des recherches par rapport à des sujets précis ;
  
• Vous rédigezdivers courriers;
  
• Vous mettez en forme et dactylographiez des courriers et des documents ;
  
• Vous organisez et gérez le classement de la correspondance et des dossiers ;
  
• Vous préparez les documents pour les réunions, … ;
  
• Vous effectuez des recherches diverses (normes, directives, circulaires, archives…) ;
  
• Vous assurez le suivi administratif des dossiers en cours ;
  
• Vous assurez la mise à jour de fichiers ;
  
• Vous êtes l’interface privilégiée avec le secrétariat de l’administration centrale pour vérifier le bon avancement des dossiers ;
  
• Vous accueillez les visiteurs ;
  
• Vous organisez les rendez-vous, et les réunions ;
• Vous assurez certaines activités logistiques telles que scanner et photocopier des documents.

2. A la demande des ingénieurs et contrôleurs, et sur base de leurs indications, rédiger des courriers de réponse aux établissements scolaires, à la hiérarchie, au(x) Ministre(s), au Secrétaire général, aux autres administrations,…

3. Apporter un appui administratif aux ingénieurs et aux contrôleurs pour les marchés publics

•  Vous mettez en forme (en collaboration avec eux) les documents relatifs à l’approbation des procédures de marchés (cahier des charges avec plans, métrés récapitulatifs et estimatifs) ;
• ­Vous établissez les « conventions » avec des coordinateurs sécurité et santé ;
  
• En complément de la cellule marchés, vous complétez et mettez en forme les documents relatifs l’attribution des marchés (rapports d’analyse, tableaux comparatifs des offres, courriers aux soumissionnaires pièces justificatives, …) ;
  
• Vous rédigez les ordres de service suspension des travaux, prolongation de délais, …
  
• Vous mettez en forme et envoyez des P.V. de chantiers ;
  
• Vous rédigez des courriers aux entreprises ;
  
• Vous préparez et mettez en forme (en collaboration avec les ingénieurs et techniciens) les documents comptables du chantier (états d’avancement, états de régularisation, décomptes, suivi des délais (intempéries…) ;
  
• Rédiger des procès-verbaux (de constats, de réceptions provisoires et définitives) ;
  
• Vous organisez et gérez le classement des documents relatifs aux marchés sans doublon avec le service marchés et comptabilité.
  
• Vous assurez le tri, le classement et l'archivage des documents.

4. Faire partie du pool « administratif » de remplacement en cas d’absence des préposés au service accueil/indicateur 

• ­Vous assurez la gestion du courrier entrant et sortant ;
• ­Courrier entrant :
• Vous le réceptionnez, le dépouillez, y apposez le cachet dateur et l’indicatez dans l’application Alfresco ;
• Vous le dispatchez dans des fardes de transmis adressées aux différents destinataires soumis, au préalable, à la Directrice ;
• Courrier sortant :
• Vous l’indicatez dans l’application Alfresco, faites les copies et le mettez sous pli ;
• Vous préparez les sacs destinés à l'expédition du courrier.
  
• Vous relevez et assurez le suivi des demandes arrivées via l’adresse e- mail générique de la Direction régionale ;
  
• Vous assurez la permanence téléphonique.

Cette liste des tâches est non-exhaustive.
Vous avez une question sur la fonction ? pascale.coenen(at)cfwb.be

Rôle du service

La Direction régionale de Liège du Service général des Infrastructures scolaires de la FWB est chargée de gérer l’ensemble des constructions, infrastructures et équipements scolaires de la Communauté française et de la S.P.A.B.S. (Société publique d’administration des bâtiments scolaires de la Province de Liège) pour les immeubles lui appartenant en propre, situés sur le territoire de la Province de Liège  et d’assurer l’entretien du propriétaire. Son objectif est de fournir les infrastructures les mieux adaptées aux besoins des occupants et de gérer le patrimoine immobilier dans le respect d’une enveloppe budgétaire préétablie.
Le Service général des Infrastructures scolaires de la FWB est mis à disposition de WBE (Wallonie Bruxelles-Enseignement) pour la gestion des bâtiments scolaires de ses établissements depuis 2019.
Les agent(e)s du Service général des Infrastructures scolaires de la FWB seront, dans un délai qui reste à préciser, transférés d’office vers Wallonie Bruxelles-Enseignement.

Profil

Diplôme(s) 

Vous êtes en possession d’un diplôme de  l’enseignement  secondaire supérieur (C.E.S.S.) ou de son équivalence reconnue par le service de l’équivalence des diplômes au moment de la candidature.

Expérience(s) professionnelle(s)

Requis 

Vous disposez d’une expérience professionnelle de minimum 1 année dans un ou plusieurs des domaines suivants : (requis)

• gestion documentaire
• gestion administrative de dossier
• secrétariat
• support administratif

Compétences évaluées lors de l’entretien de sélection

Compétences techniques

• Bonne connaissancedu logiciel Word (pondérée)
• Bonne connaissance du logiciel Excel (pondérée)
• Bonne technique de communication écrite
• Bonne technique de communication orale

Compétences comportementales

• Analyser l'information (pondérée)
• Résoudre les problèmes
• Agir de manière orienté service (pondérée)
• Travailler en équipe
• Faire preuve de fiabilité

Les compétences marquées d’un « Eliminatoire » sont essentielles pour l’exercice de la fonction et doivent impérativement être réussies avec minimum 60%. Sans quoi l’ensemble de l’entretien sera considéré en échec. Les compétences marquées d'un « Pondérée » sont considérées comme importantes pour la fonction. Elles ont donc une valeur plus importante dans le score final.

Vous avez une question sur la procédure ? paul.petitjean(at)cfwb.be