Description

La Fédération Wallonie-Bruxelles recherche un/une adjoint administratif à la Cellule Courrier pour l’Administration générale de l’Enseignement (AGE)

Votre rôle

Dans cette fonction, vous serez principalement amené à :

Gérer le classement et l’archivage des dossiers et documents de la Direction déconcentrée du Hainaut occidental/Mons :

• Trier les dossiers présents dans le local à archives (vider des armoires contenant des dossiers suspendus ou des boîtes à archives, dans une cave aménagée) ;
• Réorganiser l’ordonnancement des dossiers d’archives dans le local ;
  
• Assurer le classement des dossiers des membres du personnels de l’enseignement n’exerçant plus de fonction ou pensionnés dans les archives (ordonner et ranger les dossiers, y insérer les documents à classer) ;
  
• Archiver les dossiers (soulever et déplacer des caisses et des piles de documents conséquents) les plus anciens pour leur envoi vers le Service des Archives. Cet archivage comprend le relevé sur fichier électronique des dossiers concernés, le rangement dans des boîtes à archives (à préalablement monter et étiqueter), dans le respect des consignes d’archivage en vigueur au Ministère ;
  
• Faire des recherches de dossiers pour les agents FLT (agents en charge de la fixation et de la liquidation des subventions-traitements) et des agents CAPELO (en charge des encodages historiques de carrières).
  

Soutenir la gestion du service courrier et logistique :

• Exécuter quotidiennement un travail de classement et d’archivage ;
• Réceptionner des livraisons ;
• Accueillir les visiteurs.

Cette liste de tâches est non-exhaustive.

Vous avez une question sur la fonction ? sabine.helbo@cfwb.be

Rôle du service

L’Administration générale de l’Enseignement (AGE) constitue la structure administrative de référence notamment pour la  gestion administrative et pécuniaire des personnels de l’enseignement organisé et subventionné par la Fédération Wallonie-Bruxelles. L’AGE est au service des établissements scolaires et de leur personnel, ainsi que des allocataires d’allocation d’études.

La Direction générale des Personnels de l’Enseignement (DGPE) de la Fédération Wallonie-Bruxelles assure la gestion de la carrière administrative des membres du personnel tous réseaux d’enseignement confondus et la subvention traitement d'activité et d'attente ainsi que les diverses allocations accessoires. Elle est également en charge de la gestion des personnels à statuts spécifiques, tels que les chargés de mission, les ACS-APE-PTP et les Directeurs de Zone et délégués aux contrats d’objectifs (DZ-DCO). De plus, elle veille au respect des dispositions réglementaires par les Pouvoirs organisateurs. Elle prend en charge les dossiers de plus de 120.000 membres du personnel.

La Direction déconcentrée du Hainaut du Service général de Gestion des Personnels de l’Enseignement subventionné prend en charge les dossiers administratifs et pécuniaires d’environ 30.000 membres du personnel de l’enseignement fondamental et secondaire des réseaux libres et officiels de la Province du Hainaut. Son effectif est de 99 personnes. 

Profil

Diplôme(s) 

Aucun diplôme n’est requis.

Expérience(s) professionnelle(s)

Atout(s)

Une expérience, stages et jobs étudiants inclus, de minimum 3 mois dans le domaine administratif (classement, recherche de dossiers, tri et distribution du courrier) constituent un atout.

Une expérience dans le domaine de l’archivage constitue un atout supplémentaire.

Compétences évaluées lors de l’entretien de sélection

Compétences techniques

Bonne technique d’expression orale

Connaissance élémentaire du fonctionnement de la Fédération Wallonie-Bruxelles, de l’organigramme, et de l’Administration générale de l’Enseignement

Connaissance élémentaire du schéma institutionnel de l’enseignement en Fédération Wallonie-Bruxelles et des interlocuteurs de ce dernier

Compétences comportementales

Exécuter des tâches (Pondérée) : vous utilisez les moyens disponibles et effectuez les tâches simples ou répétitives de façon autonome, correcte et systématique

Travailler en équipe (Pondérée) : vous créez et améliorez l’esprit d’équipe en partageant vos avis et vos idées

Faire preuve de fiabilité : vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, vous respectez la confidentialité et les engagements et vous éviter toute forme de partialité

Les compétences marquées d’un « Eliminatoire » sont essentielles pour l’exercice de la fonction et doivent impérativement être réussies avec minimum 60%. Sans quoi l’ensemble de l’entretien sera considéré en échec. Les compétences marquées d'un « Pondérée » sont considérées comme importantes pour la fonction. Elles ont donc une valeur plus importante dans le score final.

Vous avez une question sur la procédure ? melika.kaya@cfwb.be