Description

Votre rôle

La Fédération Wallonie-Bruxelles recherche un assistant administratif (F/H/X) , à mi-temps , pour le Centre sportif de Mons au sein de l’Administration générale du Sport.   

Dans cette fonction, vous serez principalement amené à :

Assurer la gestion du secrétariat :

- Exécuter le travail habituel lié au secrétariat (mailing, téléphone, courrier, classement…) ;
- Fournir un appui administratif à la comptabilité ;
- Fournir un appui administratif à la programmation des stages à venir ;
- Etc.

Assurer la gestion de l’accueil téléphonique :

- Décrocher prioritairement à la centrale et répartir les appels par transferts aux personnes ressources ;
- Avoir une connaissance générale des conditions et contenus des services du centre sportif pour renseigner directement le public ;
- Etc.


Assurer la gestion des tâches administratives :

- Assurer la gestion des Inscriptions aux stages sportifs ;
- Rédiger les conventions de stages ;
- Assurer la gestion des stocks des produits d’entretien, préparer les commandes si nécessaire ;
- Assurer le suivi administratif des factures d’achat ;
- Aider à la réalisation de petits marchés publics ;
- Aider la direction dans la gestion du personnel du centre sportif :
  ° Vérifier l’encodage des prestations ;
  ° Assurer l’encodage des chèques-repas ;
  ° Assurer l’encodage des demandes de remboursement des frais de déplacement ;
  ° Assurer le suivi des demandes de congés (congés annuels, congés de toutes natures,…)
- Aider à la rédaction du rapport annuel ;
- Aider à la gestion du planning des occupations des salles de sport ;
- Exécuter des travaux d’expédition et d’édition ;
- Préparer les envois pour la poste ;
- Gérer la photocopieuse et les outils d’édition ;
- Etc.

Assurer la préparation logistique des réunions :

- Gérer le planning des réunions ;
- Gérer le planning d’occupation des salles ;
- S’assurer du bon fonctionnement du matériel ;
- Assurer la réservation des repas ;
- Assurer la préparation des boissons ;
- Accueillir les participants ;
- Etc.

Cette liste de tâches est non-exhaustive.

Vous avez une question sur la fonction ? fabien.valissant(at)cfwb.be

Rôle du service

L’Administration générale du Sport est un des secteurs de la Fédération Wallonie-Bruxelles et compte plus de 600 personnes aidées de 1.600 moniteurs occasionnels, chargés de créer, animer ou promouvoir un nombre croissant d’activités sportives.

L’ADEPS est présente au niveau local par le biais de :
Ses 18 centres sportifs,
Ses 7 centres de conseil du sport,
Ses 2 dépôts de matériel sportif et de matériel promotionnel

Et par sa collaboration avec :
Une soixantaine de fédérations sportives reconnues,
Les pouvoirs locaux et près de 90 centres sportifs locaux agréés

Profil

Diplôme(s) 

Vous êtes en possession d’un diplôme de l’enseignement secondaire supérieur (CESS).

Expérience(s) professionnelle(s)

Atout(s)

Une expérience professionnelle dans les domaines suivants : gestion de l’accueil téléphonique, gestion d’un secrétariat, gestion de dossiers administratifs et encodage constitue un atout pour la fonction.

Une expérience professionnelle au sein d’un service public constitue un atout pour la fonction.
Une expérience professionnelle dans la gestion d’un club sportif, d’une Fédération sportive et/ou d’une association sportive constitue un atout pour la fonction.

Compétences évaluées lors de l’entretien de sélection

• Compétences techniques

Bonne connaissance du logiciel Word
Bonne connaissance du logiciel Excel
Bonne technique d’expression écrite (pondérée)
Bonne technique d’expression orale (pondérée)

• Compétences comportementales

Analyser l’information
Agir de manière orientée service (pondérée)
Travailler en équipe (pondérée)
Faire preuve de fiabilité

Les compétences marquées d'un « Pondérée » sont considérées comme importantes pour la fonction. Elles ont donc une valeur plus importante dans le score final.

Les entretiens auront lieu le 19 juillet au Centre sportif de Mons.

Vous avez une question sur la procédure ? maite.lenoir(at)cfwb.be