Description

Votre rôle

La Fédération Wallonie-Bruxelles recherche un Attaché technique et budgétaire transversal (F/H/X) pour l’AEF-Europe.

Objectifs de la fonction :

En appui aux aspects transversaux et techniques de la gestion de projets :

• Être la personne de contact pour les audits externes, coordonner le processus en interne et assurer le suivi des recommandations émises ;
  
• Être la personne de référence en matière de RGPD et veiller au respect du RGPD par les membres de l’agence ;
  
• Agir comme contact de première ligne pour toute question d’ordre technique posée par les gestionnaires ou les bénéficiaires ;
  
• Toute autre tâche transversale selon les besoins de l’agence.
  

En appui à la dimension budgétaire et financière du travail des gestionnaires de programme: 

• Vérifier les procédures d’allocation budgétaire ou de réallocation budgétaire réalisées par les Actions-clés ;
  
• Réaliser les transferts budgétaires entre actions-clé et entre secteurs durant les phases d’allocation et réallocation afin d’optimiser la consommation budgétaire ; encoder les demandes d’avenant à la convention dans l’outil de la Commission européenne ; développer et maintenir un fichier de type Excel à jour sur ces transferts ;
• Coordonner les contrôles sur place pendant l’action et les contrôles ex-post auprès des bénéficiaires :

- en concertation avec les ACs dans certains cas, établir les listes des organismes à contrôler
- réaliser les contrôles avec l’attaché-coordinateur du programme Erasmus+
- assumer la responsabilité du point « Contrôle » prévu en réunion de pilotage (veiller à un bon partage de l’information en continu afin de permettre la bonne

mise en œuvre de la stratégie de gestion des risques en lien avec les contrôles)

• Piloter le processus de gestion des cas de suspicion de fraude et les investiguer ;
• Toute autre tâche d’appui aux AC.

En appui à la direction :

•  Agir comme personne de contact vis-à-vis des organes de contrôles (cour des comptes, audits financiers externes et internes, belges et européens) et veiller à la mise en œuvre des recommandations formulées dans le cadre de ces contrôles. En outre, assurer la coordination de l’audit externe et le suivi des recommandations.
  
• Contrôler l’établissement des déclarations de transactions pour la Commission européenne et les autorités nationales (fonds nationaux) : rapport final annuel (tableaux et annexes financières)
  
• Introduire les demandes de préfinancements auprès de la Commission et contrôler de façon régulière l’EP012 ou tout autre rapport financier de la CE ;
  
• Etre un appui et un conseiller de la direction pour toutes les questions budgétaires, financières et comptables et procéder pro activement à des analyses pour le management ; Emettre des propositions (et contrôler) quant à l’utilisation des fonds budgétaires ;
  
• Contribuer activement aux réunions du Comité de gestion sur toute question d’ordre financier et comptable.

Au sein de la cellule administrative et financière :

• Assumer la coordination du pôle « suivi administratif et financier » (cellule comptable et assistants en actions-clé) :
  
  - Définir puis assurer la mise en place stratégique et opérationnelle des compétences de la bulle (définir un plan stratégique et un plan opérationnel incluant rétroplanning selon les échéances de la CE et l’attribution des différentes tâches) ;
  - S’assurer que les tâches sont bien réparties, que les échéances sont respectées, que les processus sont respectés également – en ce compris, le suivi des différents processus tels qu’identifiés dans le cadre de la démarche qualité et suivi via les dashboards de la Commission (EP012 et autres) ;
  - Faire remonter les problèmes/besoins auprès de la direction lors des réunions de pilotage bi-mensuelles avec la direction et à tout autre moment opportun et formuler des propositions afin de résoudre les problèmes ;
  - Organiser des réunions chaque semaine avec la cellule comptable pour faire le point au sein de l’équipe et définir les priorités et des réunions moins fréquentes avec les assistants et la cellule comptable pour faire le point ;
  - Assurer la bonne transmission d’informations aux autres cellules et établir les liens/synergies possibles ;
  - Responsable principal du suivi et de l’encodage des indicateurs TBI pour la cellule ;
  - Responsable d’alimenter la partie comptable et financière du Yearly Report
  
  
• Coopérer à la mise en oeuvre du programme de travail de l’agence dans le respect des normes nationales et des directives financières européennes ainsi que des directives énoncées dans le Guide des agences nationales et dans le Manuel de procédures, en assurant la direction de la gestion financière et comptable des fonds alloués par la Commission européenne ;
  
• Organiser et coordonner, en fin d’année, les procédures de clôture de l’exercice budgétaire et comptable ;
  
• Participer à l’amélioration des processus et notamment ceux avec impacts budgétaires et/ou comptables :
  - Exploiter les outils de gestion financière mis à disposition par la Commission européenne
  - Proposer des solutions d’amélioration pour le contrôle des imputations comptables ;
  - Déterminer les reportings à mettre en place ;
  - Déterminer les éléments de la comptabilité générale à développer ;
  - Participer à l’établissement des workflows des différents processus budgétaires et financiers ;
  - Participer à l’établissement des délégations dans l’outil SAP en fonction des textes et des besoins organisationnels.
  
• Contrôler les budgets initiaux et ajustés une fois son élaboration réalisée. Attester par-là même, sous sa propre responsabilité, de l’exactitude des propositions budgétaires au regard de la réglementation en vigueur et du respect des procédures imposées ; En assurer la présentation au comité de gestion.
  

Cette liste des tâches est non-exhaustive.

Vous avez une question sur la fonction ? fanny.lutz(at)aef-europe.be

Rôle du service

L’AEF-Europe a pour mission de :

Assurer la mise en oeuvre et la bonne gestion financière des actions décentralisées Erasmus+ ainsi que des actions financées par des fonds nationaux, organiser les appels à candidatures et les procédures d’attribution, apporter conseil et assistance technique aux candidats et aux bénéficiaires, diffuser et valoriser les réalisations et résultats ;

Assurer les relations avec les autorités européennes pour la gestion, la promotion et l’information relative au programme Erasmus+ ;

Assurer les relations avec les autorités nationales pour la gestion, la promotion et l’information relative à la gestion des fonds nationaux.

 Profil

Diplôme(s) 

Vous êtes en possession d’un diplôme de Master/Licence dans le domaine des Sciences économiques et de gestion ou dans le domaine des Sciences politiques et sociales.

Expériences professionnelles souhaitées

• Une expérience professionnelle dans une fonction d’analyse budgétaire, d’élaboration ou de suivi de budgets constitue un atout important ;
  
• L’utilisation active (parler- écrire- lire) de l’anglais dans le domaine professionnel et/ou privé et/ou l’acquisition d’une certification/brevet démontrant une maitrise en anglais de niveau B1 minimum constitue un atout important.
  
• Une expérience professionnelle dans un service public constitue un atout
  
• Une expérience professionnelle dans l’utilisation de SAP ou de toute autre ERP constitue un atout ;
• Une expérience professionnelle dans la coordination d’une équipe constitue un atout ;
  
• Une expérience dans la coordination d’une équipe constitue également un atout ;
  
• Une expérience dans le domaine européen et/ou international est un atout.

Compétences évaluées lors de l’entretien de sélection

Compétences techniques

• Connaissance élémentaire du contexte institutionnel, administratif, budgétaire, financier et comptable actuellement en vigueur au sein de la Fédération Wallonie Bruxelles ;
• Bonne connaissance en gestion de projets (pondéré) ;
  
• Bonne connaissance des méthodologies d’analyse budgétaire (essentielle et pondéré) ;
  
• Bonnes techniques de communication orale ;
  
• Bonne connaissance/pratique de l’anglais (parler, comprendre) (pondéré)
  
• Bonne technique d’expression écrite.

Compétences comportementales

• Intégrer l’information : Vous établissez des liens entre les diverses données, vous concevez des alternatives et tirez des conclusions adéquates ;
• Conseiller : Vous fournissez des conseils à vos interlocuteurs et développez avec eux une relation de confiance basée sur votre expertise (pondéré) ;
• Travailler en équipe : Vous créez et améliorez l’esprit d’équipe en partageant vos avis et idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues ;
• Atteindre les objectifs : Vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l’ambition afin de générer des résultats et assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises (pondéré).

Les compétences marquées d’un « Eliminatoire » sont essentielles pour l’exercice de la fonction et doivent impérativement être réussies avec minimum 60%. Sans quoi l’ensemble de l’entretien sera considéré en échec. Les compétences marquées d'un « Pondérée » sont considérées comme importantes pour la fonction. Elles ont donc une valeur plus importante dans le score final.

Vous avez une question sur la procédure ? thomas.desgain(at)cfwb.be